Многие сообщают о потерянном времени на собраниях. В частности, регулярное совещание может быть большой тратой времени. Большинство менеджеров несут ответственность за проведение нескольких встреч каждую неделю и участвуют в них. Это могут быть, например, встречи руководства, встречи отдела и собрания команды.
Сделайте регулярное совещание общей ответственностью
У регулярного совещания часто одинаковая повестка дня или вообще нет повестки дня, и трудно найти время для подготовки. Это означает, что существует высокий риск того, что вы не будете оптимально использовать время вместе. Вы даже рискуете, что встречи без четкой цели или направления воспринимаются как бессмысленные и истощают участников. Поэтому было бы неплохо остановиться и оценить собрания команды. А затем совместно сосредоточиться на том, как вы можете оптимизировать свои встречи.
Совместная систематическая оценка ваших совещаний — предпочтительно раз в полгода или в течение всего года. Они дадут всем возможность внести свой вклад и разделить ответственность за улучшения, которые вы выбрали. Будь то тайм-менеджмент, подготовка или празднование важных событий. Поэтому ведите открытый диалог о том, чего каждый из вас ожидает от совещаний и друг от друга. Вот пять шагов, которые помогут вам сделать ваши регулярные совещания более эффективными и наполненными энергией.
1-й шаг: Статус. Как проходит ваше регулярное совещание?
Проведите раунд, в котором каждый из вас ответит на вопрос: Как я отношусь к нашим текущим встречам? Не стесняйтесь использовать образы-ассоциации в качестве вдохновения и управления временем. Чтобы это не занимало слишком много времени, используйте, например, максимум 1 минуту на человека.
сначала убедитесь в необходимости регулярных встреч, прежде чем тратить время в пустую
2-й шаг: Цель. Почему вы проводите регулярные встречи?
Сосредоточьтесь на вопросе: зачем мы вообще проводим часто регулярное совещание? Например, сделайте карты вдохновения, описывающие различные типы целей (ориентация, решения, спарринг, развитие, открытость и т.д.). Начните с выделения каждой из трех наиболее важных общих целей ваших регулярных встреч. Затем вы можете пройти раунд, где вы расскажете, что вы выбрали и почему.
Читайте также: Успешный лидер: стратегии и навыки для достижения успеха в управлении
3-й шаг: Улучшения. Что нужно, чтобы ваши встречи соответствовали своей цели?
Организуйте мозговой штурм с предложениями о том, какие улучшения необходимы для того, чтобы ваши встречи соответствовали общим целям, о которых вы только что говорили. Например, напишите стикеры с вашими предложениями или сделайте предварительно распечатанные карточки для вдохновения с различными элементами, из которых состоит собрание (например, продолжительность, участники, повестка дня, форма диалога и т.д.).
4-й шаг: Привычки. Что настраивает вас на регулярное совещание?
Когда вы закончите мозговой штурм, пришло время провести «проверку на реальность» идей и ваших привычек. Проведите раунд, в котором отвечайте на вопрос: Какие существуют препятствия для идей и предложений по улучшению? Например, речь может идти об использовании мобильных телефонов, соблюдении дисциплины, отсутствии последующих действий, потраченном времени и т.д.
Не стесняйтесь также использовать изображения-ассоциации, чтобы начать этот разговор.
Читайте также: Гибкий стиль руководства.
Шаг 5: Действие. Возьмите на себя совместную ответственность за внедрение изменений в жизнь
Обсудите вместе, как вы можете конкретно воплотить в жизнь свои идеи по улучшению регулярных совещаний. Обязательно разделите ответственность между собой. Кроме того, чтобы у вас была совместная ответственность за изменение культуры регулярных встреч. Например, возьмите стикеры/карточки с идеями, которые вы придумали на шаге 3, и поместите их в середину стола.
По очереди выбирайте карточки и рассказывайте, как это можно реализовать через конкретное действие. Например, «перед следующим собранием команды я подготовлю новый шаблон повестки дня». Обязательно запишите его в отчет о действии. В завершение договоритесь о том, как вы начнете внедрять улучшения, которые вы обсудили, и когда вы будете делать последующие действия.
Как руководитель, вы впоследствии получите четкое представление о том, чего сотрудники ожидают от ваших собраний. А также и видеть общую ответственность за успешные совещания.
Регулярное совещание — это время, потраченное с пользой
Для начала убедитесь в необходимости регулярных встреч, прежде чем тратить время в пустую. Выполняйте все эти шаги, и тогда в скором времени вместо очередного недовольного вздоха, вы поймете, что ваша команда будет ждать их с нетерпением.
Регулярное совещание с письменным составлением всех обговоренных задач гарантирует, что все участники будут понимать дальнейшие шаги. И более того, ни у кого не будет лишних вопросов по проблемам и поставленным задачам, обговоренным на встрече. Задокументировав такое совещание, вы получаете запись, которую можно просматривать на протяжении всего периода. И, кроме того, убедиться, что ничего не было упущено.
Вы можете поделиться своим опытом проведения или посещения регулярного совещания ниже, в разделе комментариев.
